Leistungseinheit Poststelle

Die Poststelle im Spannungsfeld von Volumenrückgang und digitaler Dokumentenlogistik

Inhalte

Die Poststelle im Unternehmen

• Volumenreduktion beim Briefposteingang und -ausgang
• Geänderte Anforderungen an die klassischen Poststellen in Unternehmen
• Die Poststelle in neuen Aufbauorganisationsformen
• Integration in die Informations- und Dokumentenlogistik

Die Kosten der Poststelle

• Vollkostenbetrachtung der Postkommunikation
• Die unterschiedlichen Kostenarten
• Kostensenkungspotenziale bei Personalkosten, Versandkosten, Maschinenkosten, Materialkosten, Raumkosten,…
• Kosten und Qualität

Analyse bestehender Prozesse und Arbeitsabläufe

• Inputmanagement
• Digitalisierung
• Trends bei der Digitalisierung
• Welche Dokumente sollten gescannt werden?
• Wo sollten Dokumente digitalisiert werden?
• Scanverfahren und neueste Scantechnologien
• Automatische Klassifizierung und Indizierung
• Kosteneinsparpotenziale
• Interne Prozesse
• Workflow und Dokumentenmanagementsysteme (DMS)
• Archivierung – „Vor Ort“, „Grüne Wiese“ und „Scan on Demand“
• Outputmanagement
• Druckoutput
• Kosteneffektiver Versand von Dokumenten – Optimierungsmöglichkeiten
• Portooptimierung durch elektronische Kommunikation
• Outsourcing von Brief- und Druckdienstleistungen
• Umsatzsteuergesetz (UStG)
• Qualifizierte elektronische Signaturen

Anforderungen an Personal und Struktur

• Neue Aufgaben übernehmen, bisherige Aufgaben schrumpfen
• Aufbau- und Ablauforganisation einer Poststelle
• Moderne Postbearbeitungstechnologien
• Arbeitszeitmodelle und Mitarbeiterqualifikation
• Geringere Teamgrößen und Vertretungsprobleme

Eigenleistung oder Fremdleistung (Outsourcing)

• Angebotene Poststellen-Dienstleistungen am Markt
• Grundlagen für Outsourcing-Betrachtungen
• Leistungsbeschreibungen
• Qualität
• Rechtliche Aspekte und Datenschutz
• Bestehende Mitarbeiterstruktur
• Poststellen gegen Outsourcing schützen
• Poststellen oder Poststellenbereiche erfolgreich outsourcen

Referenten

Serkan Antmen oder Steffen Rühl

Serkan Antmen: seit über 20 Jahren in verschiedenen Positionen im Post- und Dokumentenlogistiksektor tätig. Seit 2009 aktiv in der Gestaltung und Durchführung von Seminaren, Arbeitskreisen und Vorträgen. Themenschwerpunkte: Post- und Dokomentenbearbeitung, Digitalisierung im Posteingang, Output-Management, alternative Briefdienstleister, Erkennung gefährlicher Sendungen. Steffen Rühl: seit über 25 Jahren in verschiedenen Positionen im Post- und Dokumentenlogistiksektor tätig. Kenntnisse im Bereich internationaler Postmärkte.