Digitale Postbearbeitung (4h-Webinar)

Von der Poststelle zum Digital Mailroom

Digital-Mailroom - Die Poststelle mit Zukunft

• Definitionen und Begriffe, die man kennen sollte
• So funktionieren Dokumenten-Management-Systeme
• Der Digital Mailroom - Bedeutung und Funktion
• Digitalisierungsmethoden: frühes, begleitendes, spätes Scannen und die Vor- und Nachteile
• Die Papierströme und ihre Bedeutung für die Digitalisierung
• Unterschiedliche Dokumententypen: strukturiert, teilstrukturiert, unstrukturiert, maschinengeschrieben, handschriftlich

Digitale Posteingangsbearbeitung und Postverteilung

• Wichtige Anwendungsbereiche: Rechnungseingangsbearbeitung, Beschwerdemanagement, Digitale Personalakte …
• Prozessschritte bei der Digitalisierung
• Den Posteingang richtig übernehmen und für das Scannen vorbereiten
• Klassifizieren: Kennzeichnung und Erkennung unterschiedlicher Dokumententypen
• Indizieren: So werden Daten übernommen und überprüft!
• Archivieren: Daten dauerhaft und sicher speichern
• Technische Lösungen und Produkte: Brieföffner, Posteingangssysteme, Scanner
• Klassische versus integrierte Scanverfahren
• Datenformate und Scanqualitäten: TIFF, JPG, PDF, Farbe, bitonal, Grau; neue Datenformate
• Möglichkeiten und Grenzen automatischer Dokumentenerkennung
• Schnittstellen zwischen Postbearbeitung und Fachabteilungen
• Aufgabenverteilung und Anforderungen an nachgelagerte Bereiche

Sicherheit und Recht – Das sollten Sie wissen

• Wie Sie Briefgeheimnis und Datenschutz wahren
• Richtig umgehen mit nachweispflichtiger Post
• Verschlüsselung digitaler Dokumente
• GDPdU: Die wichtigsten Vorschriften und ihre Auswirkung auf die Praxis

Digitale Postausgangsbearbeitung

• Wichtige Anwendungsbereiche des digitalen Postversands
• Elektronischer Rechnungsversand
• • Grundsätzliches (u.a. digitale Signatur)
  • Einsparpotenziale, ROI-Betrachtung  
  • Archivierungsvorschriften (GDPdU): Anforderungen
  • Archivierungsvorschriften (GDPdU): Mitwirkungspflichten
• Hybridpost: Wie sie funktioniert, was man sparen kann

Betriebswirtschaftliche Betrachtung physischer und digitaler Postbearbeitung

• Benchmarking von Postdienstleistungen: Methoden und Techniken im Überblick
• Kostenrechnung im Postdienst: Kernprozesse und Kostenarten
• Rationalisierungs- und Einsparpotenziale durch Digitalisierung
• Kostenvergleich physischer und digitaler Postbearbeitung
• Erbringung der Dienstleistung Inhouse oder mit Outsourcingpartnern: Vor- und Nachteile, Kosten

Worauf Sie bei der Einführung der digitalen Postbearbeitung achten sollten

• Wie Sie Ihre Projektziele definieren
• Die richtige Projektplanung und -organisation
• Niemanden vergessen: projektbeteiligte Abteilungen und Bereiche  

Welche Vorkenntnisse Sie benötigen: